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電話応対とメールの書き方

毎年、採用担当者から、「学生の電話やメールマナーが悪く、印象が下がった」という声を聞きます。
採用試験で良い印象を残せたのにも関わらず、その後のマナーで印象が悪くなるのはとても残念なことです。
今回は正しい電話応対とメールの書き方についてご紹介します。

電話編

企業から電話をもらった時の応対

✖ もしもし、○○(名字)です。

✖ はい、もしもし。

○ はい、○○(名字)です。

【ポイント】 電話に出る際の「もしもし」はビジネスシーンではNG。「はい」と答え、自分の名前(名字)を名乗りましょう。よくあるのは、名前を名乗らずに「はい、もしもし」とだけ答えるケースです。注意してください。

企業へ折り返しの電話をしたものの、担当者が不在だった時の応対

✖ 「○○(自分の名前)から電話があった旨を伝えてください。」と伝言をお願いする。

✖ 「電話を頂いたため折り返しました。」と折り返しの連絡の旨を伝え、相手に再度、連絡をしてもらうよう伝言をお願いする。

○ 「何時にお戻りでしょうか?」と確認し、「改めて私からまた電話します」と伝え、電話があった旨の伝言をお願いする。

【ポイント】 相手が不在の場合は、折り返しの電話をしてもらうように依頼するのでなく、相手が外出先から戻ってくる時間を聞き、その時間に自分から電話をすることが好ましいでしょう。
もし、外出先から戻ってくる時間がわからない場合は、時間を空けて再度電話をする旨を伝えましょう。相手への配慮の気持ちが伝わる対応は好感を与えます。

騒音が鳴り響く場所で企業から電話をもらった時の対応

✖ 電話に出ず、再度企業から電話があるのを待つ。

✖ まず出ることが大切なので、その場で電話に出る。

○ 静かな場所へ移動し、電話をかけ直す。

【ポイント】 周囲が騒がしい場所で電話に出ると、相手の声が聞き取りづらいだけでなく、自分の声も相手に届きづらいもの。
また、重要な情報を聞き間違えたり、聞き逃したりする可能性もあります。静かな場所へ移動し、メモを取れる体制にしてから、かけ直すようにしましょう。

電話をかけ直す際の4つのステップ

1:電話をかける「恐れ入ります。先ほどお電話いただきました、薬キャリ大学の○○と申します。」

「人事ご担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか。」

2:相手が出たら、再度名前を名乗り、お詫びの気持ちを伝える 「薬キャリ大学の○○と申します。先ほどは電話に出られず、申し訳ございませんでした。」

3:要件を聞き終えたら、感謝の言葉と共に、電話をきる 「●●ですね。承知しました。この度はご連絡いただきまして、ありがとうございました。それでは失礼いたします。」

メール編

企業から送られてきたメールに返信をする時

✖ 送られてきたメールを引用返信する。タイトルは書き直し、本文には連絡をもらった内容に対してのお礼の言葉を添え、用件を端的にまとめて書く。

✖ 新しくメールを作成し、本文には連絡をもらった内容に対してのお礼の言葉を添え、用件を端的にまとめて書く。

○ 送られてきたメールを引用返信する。メールの件名をそのまま残したうえで、自分の名前を書き加える。
本文には連絡をもらった内容に対してのお礼の言葉を添え、用件を端的にまとめて書く。

メールの正しい返信方法

説明会、施設見学、OB・OG訪問後のお礼状(お礼メール)を送る時

✖ その日のうちに訪問相手と人事担当者それぞれ別々のメールを送る。本文は長文にならないよう簡潔に御礼を伝える。

✖ その日のうちに訪問相手にメールを送る。メールの宛先のCCに人事担当者を入れておく。本文には御礼だけでなく、訪問時の感想も書く。

○ その日のうちに訪問相手と人事担当者の双方をメールの宛先に設定し、メールを送る。本文には御礼だけでなく、訪問時の感想も書く。

【ポイント】 人事担当者は、OB・OG訪問などで学生はどう感じたか、どんな印象をもったのかなどを気にしています。ですから、メールには御礼や感想を書くと良いでしょう。相手をいかに配慮できるかがポイントです。

【参考文献】
高橋秀雄(2006)『さすが!と言われる 図解ビジネスマナー』高橋書店